بیایید فرض کنیم شما صاحب یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید. بنابراین اینجاست که نرم افزار مالی و حسابداری اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت. و پیامد های شگفت آن را در آینده نه چندان دور خواهید دید.
در حال حاضر کسی تمایل ندارد وقت و توجه خود را صرف کار های تکراری و پیچیده و زمان بر نماید، مادامی که نرم افزار ها تمام این موارد را با دقت بالا و سرعت مناسب، بدون خطا انجام می دهند. با یک مثال جزئی برای شما مشخص خواهد شد که این نرم افزار ها چه کار می کنند؛ وقتی به طور مثال فاکتور خرید کالایی را ثبت می کنید نرم افزار سند حسابداری آن را صادر کرده و در حساب های خرید کالا و شخصی که از او خرید شده ثبت می کند و به طور اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری شده و موجودی انبار را چک می کند.
سپس در قسمت پرداخت سیستم به طور اتوماتیک چک و یا وجه پرداخت شده را در سیستم ثبت می کند و گزاشات مالی را به روز می کند و در اختیار مسئول مربوطه قرار می دهد. به همین راحتی!
اگر بخواهم در یک جمله و به طور خلاصه نرم افزار مالی و حسابداری را تعریف کنیم، به این صورت که: نرم افزارهای مالی و حسابداری برای دنبال کردن معاملات مالی درون یک سازمان مورد استفاده قرار میگیرند.
سیستم جامع مالی:
- حسابداری
- بودجه و اعتبارات
- حقوق و دستمزد
- خزانه داری
- صورت های مالی
حال که مزایا و دلایل استفاده از سیستم های مدیریت مالی مشخص شد و شاهد رجوع روز افزون به این نرم افزار ها هستیم، چند نکته را که هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری باید رعایت کنیم را گوشزد می کنیم؛ که منجر به تصمیم گیری مالی سودمند تری خواهد شد.
علاوه بر این، سیستم ها می توانند گزارش های مختلفی را برای خلاصه کردن این اطلاعات به طور دقیق برای مخاطبان تولید کنند. همان طور که برای خرید هر محصول و از هر نوعی ابتدا باید بدانیم که چه توقعاتی از آن داریم، به عبارت بهتر نخست باید نیازمندی های خود را دقیق بشناسیم و بدانیم هدفمان تامین کدام یک از نیاز هایمان است؛ هر چه نیازمندی ها و توقعات را بهتر بدانیم و درک صحیحی از خود داشته باشیم، انتخاب محصول کارامد تر و بیشتر مطابق میل ما و در جهت رفع نیاز مندی های ماست.
این به صورت کلی در خرید و سفارش هر نوع محصول صدق می کند و البته خریدن نرم افزار های مدیریت مالی از این قائده نه تنها مستثنا نیست بلکه به دقت و شناخت بیشتری نیاز دارد. چرا که دوباره کاری در انتخاب، هزینه های زمانی و اقتصادی زیادی را به ما و کسب و کارمان تحمیل کرده و ما را از پیشرفت باز می دارد. نکته بعدی در نظر گرفتن نرخ رشد کسب کار می باشد.ما به عنوان خریدار برنامه حسابداری باید رشد شرکتمان را در زمان خرید در نظر داشته باشد. در زمان خرید علاوه اینکه باید مشخص کنید چه کاربردی خواهد داشت، باید بدانیم جز کدام دسته از مشتریان قرار داریم و در آینده با توجه به نرخ رشد کسب و کار به کدام دسته تغییر عضویت خواهیم داد.
بدین ترتیب می توانیم در صورتی که نرخ رشد سریعی دارید از هم اکنون آن دسته ای که در آینده به آن ملحق خواهید شد را مبنا قرار داده و سیستم حسابداری را متناسب با آن انتخاب کند تا از هدر رفت سرمایه و دوباره کاری جلوگیری به عمل آورد. حتی امروزه برای حل این مشکل از سرویس های پردازش ابری که امروزه شاهد پیشرفت آن هستیم، کمک می گیرند.
به این صورت که با هزینه ای به نسبت خیلی کمتر از خرید و در حد نیاز شرکتمان، سرویسی را دریافت کنیم و در آینده نگران تغیر مقیاس آن نیز نباشیم و از خدمات گسترده نرم افزار به عنوان خدمات استفاده نماییم. البته این کاربردها در عین مقرون به صرفه بودنشان نیازمند زیر ساخت های خاصی هستند که شاید در کشور ما هنوز آنچنان فراهم نباشد!
درنهایت به معرفی چند محصول مدیریت مالی و حسابداری گروه مهندسی آیکن می پردازیم:
- نرم افزار بودجه و اعتبارات
سیستم بودجه و اعتبارات با گرد‌آوری، دسته بندی و آنالیز داده‌ها، علاوه بر آینده‌نگری در خصوص امور آتی، کارهای انجام شده و کارهای پیش‌بینی شده را مقایسه نموده و میزان تحقق امور را مشخص می‌نماید. سیستم بودجه و اعتبارات گروه مهندسی آی¬ کن دارای طراحی ماژولار می باشد.
برخی امکانات و قابلیت‌ها:
* امکان کدینگ هزینه‌ها / درآمدها به صورت n سطحی
* امکان ثبت تخصیص بودجه به نسبت سرفصل و جداول تفصیلی
*امکان تعیین اطلاعات مصوب درآمدها به تفکیک منابع درآمد
*امکان ثبت انواع موافقت‌نامه
*و...
- نرم افزار حقوق و دستمزد
برخی امکانات و مزایای ویژه:
• تعریف مشخصات کارگاه‌ها و زیرلیست‌های متعدد جهت لیست‌های بیمه
• تعریف انواع فرمول با استفاده از فرمول‌ساز پیشرفته جهت انواع استخدامی
• صدور سند حسابداری به هر شکل دلخواه به صو رت مکانیزه یا دستی
• تعریف انواع فیلدهای اطلاعاتی شامل مزایا،کسری، فیلدهای محاسباتی، مشخصات کارکردی و …
• امکان تولید هر نوع فایل خروجی برای دیگر سیستم‌ها مانند بانک، بیمه، دارایی، خزانه‌داری، …
• مدیریت پرداخت وام به هر روش اقساطی
• امکان راکد نمودن وام یا پس‌انداز برای یک یا چند ماه
• امکان تعریف انواع فیلدهای مأموریت، فرم‌های مأموریت و محاسبات مأموریت
• مدیریت مرخصی
• امکان پرداخت مساعده
https://www.beytoote.com/computer/tarfand-c/software1-financial-accounting.html